Вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ об электронном кадровом документообороте

Вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ об электронном кадровом документообороте

Принят Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Этот закон регулирует вопросы электронного кадрового документооборота в сфере трудовых отношений и реализует задачи, поставленные национальной программой «Цифровая экономика Российской Федерации».

Он принят в целях оптимизации взаимодействия между работодателями и работниками, закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, что предоставит возможность для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Предоставление возможности работодателям ведения электронного документооборота повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, связанные с их работой, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее — электронные документы).

Требования, устанавливаемые Законом, применяются только в отношении документов, оформление которых в письменном виде и (или) ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. Также установлен перечень документов, которые не могут быть оформлены по новым правилам (трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении работника и др.).

Электронный кадровый документооборот может осуществляться посредством:

федеральной государственной информационной системы «Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» (далее — платформа «Работа в России»), включая взаимодействие через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (далее – ЕПГУ) с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (ЕСИА);

информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее — информационная система работодателя).

Решение о переходе на электронный документооборот принимается работодателем самостоятельно. Порядок ведения электронного документооборота должен быть урегулирован локальным нормативным актом работодателя.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель уведомляет работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде (отсутствие согласия работника также признается отказом от такого взаимодействия). Отказ работника от электронного взаимодействия с работодателем не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31.12.2021 и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж.

Трудовым кодексом определен вид электронной подписи, которая может быть использована сторонами при подписании тех или иных электронных документов. При этом расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование несет работодатель. Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Законом предусматривается отложенное вступление в силу нормы, предусматривающей разработку единых требований к формам и форматам электронных документов.  Они должны быть  разработаны федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, до 01.03.2023 года. Документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых норм, будут являться юридически значимыми.

Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия платформы «Работа в России» и информационных систем работодателей с ЕГПУ, будут применяться с 01.09.2022 года.